Mit dem Pareto-Prinzip als Autor produktiver werden

Die 80-20-Regel nutzen und produktiver werden

Mit 20% Aufwand 80% der Ergebnisse erreichen? Wow, das wäre doch der Hammer!

Es funktioniert tatsächlich, wenn du dich an eine bestimmte Vorgehensweise hältst. Im Grunde geht es um die Änderung deines täglichen Verhaltens. Das braucht Disziplin und Wiederholungen, bis es sitzt.

Das Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, gibt dir eine solche Anleitung für die Steigerung deiner Produktivität in die Hand.

Diese Regel lässt sich gut im Zeitmanagement, in der Projektorganisation und im Selbstmanagement nutzen. Die meisten Autoren haben begrenzte Zeitressourcen und deswegen ist das Pareto Prinzip für sie eine nützliche Quelle für mehr Produktivität.

Vielleicht kennst du das: Du startest den Tag mit Social Media und Emails. Die Zeit vergeht schneller als gedacht. Eigentlich wolltest du das nächste Kapitel schreiben, dein Wortlimit erreichen, den Klappentext verfassen, die Webseiten-Texte oder Blog-Beiträge überarbeiten oder anderes erledigen. Du verschiebst diese Dinge auf morgen. Am nächsten Tag passiert dasselbe und die Aufschieberitis sorgt dafür, dass die Dinge länger brauchen als gedacht. Komischerweise bist du über die viele Arbeit frustriert und änderst dein Verhalten nicht.

Es geht darum, die wichtigen Aufgaben herauszukristallisieren, neue Prioritäten zu setzen und einen neuen Arbeitsablauf festlegen. Und zwar jeden Tag konsequent und langfristig. Damit das neue Verhalten zur Gewohnheit wird und sich das Gehirn auf „Produktivität“ einstellt und gar nicht mehr an die unwesentlichen Zeitfresser-Aufgaben denkt. Mit diesen 20% fokussiertem Tun erreichst du 80% deiner Ziele.

Übrigens gilt das Pareto-Prinzip auch in anderen Lebensbereichen:

• Hast du schon mal bemerkt, dass dir bei Social Media immer dieselben Menschen Kommentare hinterlassen?

• Wenn du ein Buch liest, an wie viele Einzelheiten erinnerst du dich?

• In deinem Kleiderschrank hängen sicher viele Klamotten. Wie viel davon trägst du wirklich?

Es ist immer nur ein kleiner Teil. Nie ist „alles gleich wichtig“. Wir geben bestimmten Dingen, die wir brauchen, die uns weiterbringen, die wir erreichen wollen, mehr Wert als anderen. Im normalen Leben machen wir es natürlicherweise. Weil wir das Pareto-Prinzip schon kennen, lässt es sich einfach auf das Autorendasein umlegen.

Wie gehst du vor, um mit dem Pareto-Prinzip zu arbeiten?

Selbstanalyse durchführen

Du kennst das sicher von dir selbst: Manchmal quält man sich regelrecht durch eine Arbeit, während es zu anderen Zeit wie von selbst läuft.

Gehe innerlich in dich und überlege, wann du gerne und motiviert arbeitest: Manche Menschen springen morgens aus dem Bett und haben ihr Tageshoch. Bei anderen ist es am Nachmittag oder Abends so. Um produktiv und fokussiert zu arbeiten, legst du deine wichtigen Aufgaben in diese Teile des Tages.

Einen Monat ein Tagebuch führen

Kaufe dir ein Tagebuch und trage ein, welche Aufgaben du täglich durchführst. So gewinnst du einerseits einen Überblick über alle deine Arbeiten und andererseits ein Gefühl dafür, wie viel Zeit du wirklich mit X und Y verbringst. Notiere dir deine Arbeiten so genau als möglich und brich sie herunter:

Email schreiben – Email korrigieren – Email versenden

Deine Aufgaben festlegen

Wenn du nicht einen weiteren Monat verlieren willst, gehe mit einem Rückblick vor.

Schnappe dir ein Blatt Papier und einen Stift oder lege dir eine Datei an. Denke an den letzten Monat zurück und halte alle Aufgaben fest, die du in deinem Autorenalltag erledigst. Gehe hier akribisch und detailreich vor und notiere dir jede noch so kleine Aufgabe, die zu deiner Arbeitsroutine gehört.

Social Media Posts designen – Social Media Posts texten – Social Media Posts veröffentlichen

Wir können das Tagebuch und den Rückblick die Bestandsaufnahme nennen, um deine Produktivität zu verbessern.

Wertigkeiten vergeben

Vergib an alle notierten Aufgaben Wertigkeiten. Reihe sie von bekannt – einigermaßen bekannt – unbekannt. Für bekannte Aufgaben brauchst du normalerweise weniger Zeit als für unbekannte. Bei unbekannten Punkten kommt mehr Zeit zum Erlernen dazu.

Vergleiche die Wertigkeiten mit der Zeit, die du mit deinen Aufgaben verbracht hat. Hat eine bekannte Aufgabe lange gedauert? Suche eine Erklärung, damit du nächstes Mal effizienter an der Aufgabe arbeitest.

Prioritäten festsetzen

Im Beitrag über den Buchmarketing-Jahresplan zeige ich, wie du dir einen Buchmarketing-Plan für ein Jahr erstellst. Hier schlage ich vor, mit thematischen Schwerpunkten in jedem Quartal zu arbeiten.

Wenn du so vorgehst, kannst du deine Ziele definieren und weißt, welche deiner Aufgaben jeweils wichtiger sind als andere. Es kann nie so sein, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind. Gehe nach der Eisenhower-Matrix vor und gib jeder Aufgabe auf deinem Blatt Papier oder in deiner Datei Prioritäten von 1 bis 4.

Solltest du dich wieder einmal von deiner Arbeitslast erschlagen fühlen oder mit der Arbeit nicht nachkommen, nimm dich emotional aus der Situation heraus und gehe nach deiner Matrix vor: Was ist wichtig und dringlich? Alles andere kann warten. (Selbst wenn dich andere Menschen drängen oder andere Autoren tolle Dinge machen.)

Aufgaben-Matrix gut sichtbar aufhängen

Kaufe dir einen Flipchart, notiere alles noch einmal in klaren Worten und hänge dir die Matrix an deinem Arbeitsplatz gut sichtbar auf. So kannst du gedanklich immer auf das sie zurückgreifen und dir die wichtigen Dinge jederzeit in Erinnerung bringen.

3 Beispiele

Der Autor möchte sein aktuelles Buch besser vermarkten und schreibt an einem neuen Buch

Der Autor möchte sein erstes Buch veröffentlichen und plant eine Webseite

Der Autor möchte seine Bücher besser vermarkten und Social Media regelmäßig selbst übernehmen

Jetzt mal ehrlich: Wenn das deine Ziele sind, wie oft stellst du die Aufgaben unter Priorität Nummer 1 in den Mittelpunkt? Das geht nur mit eiserner Disziplin und einem konstanten Festhalten an genau diesen Prioritäten. Erst dann änderst du deine innere Programmierung und deine bisherigen Gewohnheiten. Und ohne Helferlein wie dem Flipchart als visuelle Erinnerungen dauert es länger. Wenn du die Regeln brichst, könntest du auch ein „Bußgeld“ auf ein „Straf-Konto“ einzahlen. Und zwar einen so hohen Betrag, der dir jedes Mal weh tut. Mit der Summe an Geld kannst du dir am Ende des Jahres etwas Schönes leisten.

Nachkontrolle durchführen

Wenn du am Tagesende deine neue Arbeitsroutine durchsiehst, überprüfe dich selbst: Konntest du wirklich alles erledigen oder kam etwas dazwischen, was keine Priorität war oder nicht zu deinen Zielen passt?

Mache diese Analyse anfangs jeden Tag und schon bald wird sich mehr Zufriedenheit einstellen, wenn du mehr und mehr erreichst und fokussierter arbeitest.

Was bedeutet das Pareto Prinzip noch für deine Arbeit als Autor?

20% deiner Besucher, Follower und Leser

Alle deine Besucher, Follower und Leser, die deine Webseite besuchen, deinen Newsletter abonnieren, dir bei Social Media Kommentare hinterlassen und auf andere Art mit dir und deinen Inhalten in Austausch treten, solltest du zu Gott machen. Der große Rest der Leser tut das nämlich nicht. Du wirst als Autor langfristig mehr Erfolg haben, wenn du diese Menschen gut und mit Aufmerksamkeit behandelst. Nimm dir deshalb Zeit, dir eine Liste dieser Besucher, Follower und Leser anzulegen und gib ihnen mehr als dem Rest: Informiere sie früher über Gewinnspiele, Lesungen oder andere Marketing-Maßnahmen. Denn diese wenigen 20% sind deine Käufer, Leser und Multiplikatoren, die 80% deiner Ergebnisse ausmachen werden. Übrigens sind damit auch kritische Menschen gemeint: Sie beschäftigen sich mit deinen Inhalten.

Perfektionismus und hohe Erwartungen

Perfektionismus und zu hohe Erwartungen sind große Zeitfresser. Diese Ansprüche an sich und die eigene Arbeit zu stellen führt langfristig zu Frustration, weil man nie etwas erreicht. Außerdem landet man damit garantiert irgendwann in einem Burn-Out. Wer Autoren-Kollegen oder befreundete Unternehmer hat, kann sie regelmäßig um einen ehrlichen Blick von außen bitten. Mit Stress und Druck nimmt unsere Leistungsfähigkeit außerdem ab: Wir sind weniger produktiv, machen mehr Fehler und sind frustrierter.

Muss die Autorenseite das tollste Design überhaupt haben, wenn sie deine Bücher verkauft und ansprechende Texte hat?

Blick nach außen

Manchmal passiert es, dass der Blick nach außen die Produktivität dämpft. Was ist damit gemeint? Viele Autoren schielen auf die anderen Autoren in ihrem Genre oder Thema. Sie sind frustriert, dass sie nicht so viele Erfolge feiern wie die anderen. Sie messen sich an ihnen, ohne sich bewusst zu machen, dass die anderen möglicherweise schon mehr Zeit und/oder mehr Geld in ihren Weg investiert haben. Dieser Blick ist gefährlich, weil er dazu verleitet, von den eigenen Zielen abzukommen und weniger produktiv zu werden. Konzentriere dich auf deine eigenen Ziele. Die Arbeit an den eigenen Zielen ist es tausendmal mehr wert, als seine Energien auf den Erfolg der anderen Autoren zu verschwenden. Wenn du den Blick nach außen richtest, dann tu es in der Absicht, von den anderen Best Practices zu lernen.

Hier eine Zusammenfassung des Pareto-Prinzips:

• Erkenne die Aufgaben, die dir je nach deiner Zielsetzung den meisten Erfolg bringen

• Mache diese Aufgaben mit Eigendisziplin und Routine zu einer neuen Gewohnheit

• Streiche die unwichtigen Aufgaben aus deinem Alltag – konsequent

• Halte regelmäßig inne und mache eine Kurskorrektur, wenn nötig

• Lass dich nicht von diesem Weg abbringen, egal, was kommt