Deinen Online-Kongress selbst organisieren: So geht's!

How To: Deinen Online-Kongress selbst organisieren und veranstalten

Meine Erfahrungen aus dem Buchmarketing Weekend

Vielleicht habt ihr mitverfolgt, dass ich im April 2020 einen Online-Kongress für Buchautoren zum Thema Online-Marketing veranstalte, das Buchmarketing Weekend.

Ich bin davon überzeugt, dass sich jede Art von Events zu jedem beliebigen Thema online organisieren lässt.

Wenn du bei dein Online-Event Unterstützung bei der Umsetzung braucht, wende dich gerne an mich. Ich ziehe meine Online-Kurse und meinen Online-Kongress selbst auf. Das geht mit dem Willen, sich reinzuhängen und zu lernen, sehr gut.

Hier stelle ich dir meine Erfahrungen mit meinem Online-Kongress zur Verfügung. Ich möchte dir zeigen, dass du deinen eigenes Online-Event und deinen eigenen Online-Kongress alleine auf die Beine stellen kannst. Ich zeige in meinem Beispiel, welche Punkte du bedenken, planen und miteinrechnen solltest.

(Bei einigen der Programme, die ich empfehle, verdiene ich eine Provision für die Empfehlung. Der Preis ändert sich für dich dadurch nicht.)

Was ist ein Online-Kongress?

Ein Online-Kongress ähnelt einem Präsenz-Kongress: Meist finden die Online-Events über mehrere Tage mit mehreren Speakern oder Experten statt. Die Interessenten registrieren sich für das Event über ihre Email-Adresse und sehen sich den Kongress bequem von zu Hause von ihrem PC oder Smartphone aus an.

Jeden Tag gibt es wie im normalen leben ein Programm mit bestimmten Themen. Die Experten präsentieren ihre Themen entweder in Video-Präsentationen oder Video-Interviews.

Im Unterschied zum Präsenz-Kongress wird der Online-Kongress über eine Website organisiert und ausgestrahlt. Die Videos werden den Teilnehmern vom Veranstalter für 24 bis 48 Stunden zur Verfügung gestellt. Wer sie sich dann noch ansehen möchte, kann sich ein optionales, kostenpflichtiges Kongresspaket kaufen. Viele Veranstalter setzen auf mehrstufige Kongresspakete und Events vor dem Start ihrer Kongresse, um noch mehr Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen.

Was sind die Vorteile von Online-Kongressen?

Wer einen Online-Kongress veranstaltet, sollte das Thema unbedingt gut eingrenzen. So entstehen automatisch Ideen zu guten Beiträgen und die Suche nach den Speakern wird einfacher.

Ist das Thema zu weit gefasst, spricht es erstens wenige Menschen an und zweitens geht der Kongress an der echten Zielgruppe vorbei.

Mit dem Online-Kongress lässt sich der eigene Name und Experten-Status bekannter machen. Man zeigt, dass man Organisationstalent hat und sich Großes zutraut. Über den Werbeeffekt, der durch die gemeinsame Werbung aller Experten entsteht, bekommen der Veranstalter und die Experten alle einen Push hinsichtlich ihrer Reichweite und Online-Sichtbarkeit. Allen Experten entstehen durch den Online-Kongress neue Kundenkontakte und Verkaufsmöglichkeiten.

Die Teilnehmer profitieren von dem geballten Wissen aller Experten auf einmal und können das Online-Event bequem von zu Hause verfolgen.

Online-Kongresse sind im Vergleich zu Präsenz-Kongress weitaus einfacher, schneller und kostengünstiger umzusetzen. Für die Experten ist die Teilnahme zeitschonend und die Teilnehmer sparen sich die Anreise- und Übernachtungskosten.

Die Verdienstmöglichkeiten sind ebenfalls gut, denn über die Werbung durch alle Experten werden mehr Menschen auf den Kongress aufmerksam. Hier lohnt es sich, an Partner-Programm mit den Speakern und mit anderen Interessenten zu denken, die mithelfen, die Werbetrommel zu rühren und einen Anteil an den Erlösen aus Verkäufen aus den Kongresspaketen bekommen.

Wie viel Arbeit ist ein Online-Kongress für den Veranstalter?

Ganz ehrlich: Einen Online-Kongress alleine auf die Beine zu stellen, ist viel Arbeit. Aber es ist eine tolle persönliche Herausforderung und eine Challenge an die eigenen Fähigkeiten.

Bei meinen Online-Kongress dachte ich mir, dass die Arbeit am Kongress die intensivste wird. Doch die meisten Zeit ging mit der Suche, den Anfragen, den Vorgesprächen und der Koordination der Experten drauf. Manche Menschen halten sich an Zeitvorgaben und manch andere nicht. Man muss  klar und konsequent kommunizieren und organisieren können, um ein Speaker-Team zeitgerecht zusammenzustellen.

Wer einen Live-Kongress macht, hat beim Kongress viel Arbeit: Die Interviews werden live aufgenommen und ausgestrahlt und das bedeutet viel Koordinations- und Organisations-Geschick. Wer die Interviews vorher aufzeichnet, hat vorher viel Arbeit, kann die Videos während des Kongresses dann aber auch in Ruhe ausspielen und kommt nicht in den Organisations-Stress.

Wer sollte einen Online-Kongress veranstalten und welche Themen sind gut geeignet?

Als Veranstalter braucht man aus meiner Sicht zwei Voraussetzungen: Den Willen zur Umsetzung und den Glauben an das eigene Thema.

Als Buchmarketing-Expertin arbeite ich im Thema Buchmarketing und mit den Autoren schon seit drei Jahren. Ich kenne ihre Herausforderungen und weiß, dass es in meiner Branche eine Lücke zu diesem Thema gibt und ich habe eine Mission. Wenn ich dafür nicht brennen würde, würde ich wahrscheinlich aufgeben.

Online-Kongresse sind Mega-Projekte, die sich nicht in einer Woche umsetzen lassen, sondern für die man viel Vorbereitungs- und etwas Umsetzungs-Zeit braucht.

Wie viel Geld brauche man, um einen Online-Kongress zu veranstalten?

Im Gegensatz zu Präsenz-Kongressen sind die Ausgaben für Online-Kongresse minimal.

Wichtige Punkte, die du als Veranstalter bedenken solltest:

• Deine eigene Zeit: Wegen des Kongresses wirst du wahrscheinlich in den zwei oder drei Monaten vor dem Kongress 40-70% weniger deiner normalen Zeit haben und so weniger mit normalen Kunden und Aufträgen arbeiten.

• Kongress-Website: ca. 150-250 Euro/Jahr mit Email inbegriffen.

• Speaker-Budget: Manche Speaker rechnen über Honorare ab.

• Werbebudget: Rechne auch etwa 200 bis 500 Euro an Werbebudget für deinen Kongress ein, um ihn unabhängig vom Tun der Experten im Web, auf Branchen-Plattformen und auf Social Media bekannt zu machen.

• Budget für Tools: digistore24 oder elopage sind gute Partner für die Organisation der Verkäufe des Kongresspakets (ca. 30 Eur/Monat + Provisionsanteil), wenn du Video-Interviews machst, empfehle ich für die Aufnahme Zoom Pro (ca. 15 Eur/Monat) und für das Hosting der Videos Vimeo Pro (ca. 220 Eur/Jahr).

• Budget für Design und Technik: Wer zusätzliche Hilfe für das Design des Logos, der Website und Social Media-Posts sowie Unterstützung bei der Technik braucht, sollte noch 500 bis 1500 Euro einplanen.

• Budget für Newsletter: Um die Teilnehmer zu informieren, setzt du auf ein gutes und dynamisches Newsletter-System (gute dynamische Programme sind activecampaign, getresponse oder convertkit - letzteres verwende ich).

• Budget für Video-Programm: Um die Experten-Videos gut zu präsentieren, sollten sie editiert werden (ich verwende Wondershare Filmora).

Das Buchmarketing Weekenend habe ich mit folgenden Programmen umgesetzt:

• Kongress-Website mit Squarespace inkl. Email: 220 Eur/Jahr

• Digistore24: ca. 300 Eur/Jahr

• Video-Aufnahmen mit Zoom: ca. 200 Eur/Jahr (HIER findest du eine PDF- und Video-Anleitung zu Zoom)

• Videoschnitt mit Filmora: ca. 50 Eur/Jahr

• Video-Ausspielen mit Vimeo: ca. 220 Eur/Jahr

• Werbe-Budget für Online-Werbung: ca. 300 Eur/Jahr

• Newsletter über Convertkit: ca. 200 Eur/Jahr

Es gibt in der Online-Welt einige Anbieter, die den Online-Kongress-Veranstaltern Programme und Coachings anbieten. Wer sich einigermaßen gut mit Websites und Video-Erstellung auskennt, kann das auch für ca. 1000-1500 Euro hinbekommen.

Wie viel lässt sich mit Online-Kongressen verdienen?

Die Verdienstmöglichkeiten an Online-Kongressen hängen von verschiedene Faktoren ab:

• We viele andere Kongresse gibt es schon zu diesem Thema?

• Ziehen alle Experten am gleichen Strang und rühren für den Kongress die Werbetrommel?

• Wie groß ist die Reichweite des Veranstalters, der Experten und Partner des Kongresses?

• Mit welchen Maßnahmen macht der Veranstalter auf den Kongress aufmerksam (Kooperationen, Affiliate-Links, bezahlte Werbung,…)?

• Wie viele Produkte gibt es für die Teilnehmer zum Kauf (Beispiel: Basic-Paket, Premium-Paket,…)?

• Ist das Bonusmaterial des Kongress-Pakets für die Teilnehmer attraktiv genug?

Das sind einige Fragen, die ich im vorhinein gut überlegen würde.

Ich bin davon überzeugt, dass man zu jedem Thema einen Online-Kongress anbieten und verkaufen kann, wenn diese Punkte passen.

Was brauchst du, um deinen Online-Kongress technisch zu organisieren?

Um deinen Online-Kongress technisch umzusetzen, empfehle ich:

• Eine professionelle Domain, eine Kongress-Website und eine Kongress-Email-Adresse. Bei mir: https://www.buchmarketing-weekend.com und info@buchmarketing-weekend.com. Denke unbedingt an einen „klingenden Namen“, der zu deinem Event passt.

• Digistore24 oder Elopage für Abwicklung der Bezahlung und der Auslieferung der Kongress-Pakete. Beides sind sichere und zuverlässige deutsche Anbieter.

• Pro-Version bei Zoom für die Interviews, sofern du deinen Kongress auf Interviews baust. Wenn du die Experten um ihre eigenen Präsentationen bittest, nehmen sie diese selbst auf und du musst ihre Präsentationen lediglich auf deiner Kongress-Website ausspielen. Zoom eignet sich auch für Live-Interviews.

• Pro-Version bei Vimeo: Das Datenvolumen ist bei der Pro-Version für einen kleinen Kongress ausreichend, wenn du die Videos auf 500MB komprimierst und dann bei Vimeo hochspielst. In der Pro-Version von Vimeo kannst du die Videos vor den Besuchern deiner Kongress-Seite verstecken und nur den Teilnehmern des Online-Kongresses anzeigen.

• Gutes Video-Programm, damit du die Experten-Videos ansprechend aufbereitest und die Audio-Dateien hörbar machst. Hierzu gehören unter anderem Logo/Bauchbinde, Intro, Outro und Startbild. Ich verwende Wondershare Filmora, weil es sehr userfreundlich ist.

Was brauchst du, um deinen Online-Kongress organisatorisch umzusetzen?

1. Thema deines Online-Kongresses festlegen

Mach am Anfang ein ausgiebiges Brainstorming zu deiner Idee und sieh dir die anderen Kongresse in deiner Branche an. So lernst du, was uU dein Alleinstellungsmerkmal sein kann, wenn es schon andere/erfolgreiche Kongresse in deiner Branche gibt. Dein Kongress muss sich von anderen abheben, damit du Interessenten, Besucher und Käufer hast.

Versuche, an deine bisherigen Kunden zu denken: Vor welchen Herausforderungen stehen sie? Was ist in den Anfragen der gemeinsame Nenner? Wo bräuchten sie am meisten Hilfe?

2. Speaker suchen

Lege dir dann um dein Thema die Beiträge fest, die dein Speaker-Team in Kongress präsentieren soll.

Und dann beginnt der herausfordernste Teil: Nämlich die Suche nach passenden Speakern und Experten.

Für meinen Online-Kongress habe ich absichtlich nach Selbstständigen und Trainern in ihren Themen gesucht, die einfach und schnell erreichbar sind. Meine Zielgruppe schätzt das nämlich. An größere Namen wollte ich gar keine Anfragen stellen, weil sie für ein persönliches Gespräch erst in einigen Wochen zu teuren Preisen erreichbar wären. Das passt für meine Zielgruppe nicht. Erstaunlicherweise sind die Suchen nach Experten auf Google nicht immer ergiebig. Deshalb habe ich meine Suche auch bei YouTube und Instagram durchgeführt und in meinem Netzwerk nach Empfehlungen gefragt.

Stelle dir mindestens zwei Experten aus jedem Thema zusammen und schreibe zuerst den bevorzugten Speaker an. Wenn er absagt, hast du einen Plan B.

3. Anfrage an die Speaker stellen

Meine Anfragen zum Buchmarketing Weekend habe ich mit einer persönlichen Video-Botschaft gestaltet, um gleich ein Gefühl für mich und den Kongress zu geben.

In den Anfragen heißt es, eine konkrete Anfrage zu stellen und nicht um den heißen Brei herumzuschwafeln.

Mögliche Punkte der Anfrage:

• Name und Datum des Events

• Wer deine Zielgruppe ist

• Warum du diesen Speaker dabei haben möchtest

• Was der Speaker machen beim Kongress machen und anbieten soll

• Was der Speaker durch die Teilnahme bekommt

• Wie die weiteren Schritte aussehen

4. Info-Material für die Speaker zusammenstellen

Die Speaker sind Gold Wert. Für alle Speaker habe ich Info-Material zusammengestellt, das sie zur Bewerbung des Online-Kongresses nutzen konnten.

Die Experten haben ihr eigenen Business und der Kongress ist für sie ein zusätzlicher zeitlicher Aufwand. Mache es deinen Experten oder Speakern so einfach als möglich und stelle ihnen für die Werbung für den Kongress Newsletter-Texte, Texte für Social Media-Seiten und Bildmaterial zur Verfügung. Du kannst sie auf einer versteckten Seite auf deiner Website hosten, damit sie immer Zugriff auf das Material haben.

Sende deinen Speakern ein Briefing zum Kongress und zu deiner Zielgruppe. So haben sie klare Informationen. Mache bei Speaker-Präsentationen genaue Vorgaben und erkläre, was du erwartest. Sende deinen Speakern bei Video-Aufzeichnungen einige deiner Fragen im Voraus zu.

5. Kongress-Website erstellen

Entscheide dich für einen Anbieter und kaufe eine professionelle Domain und Email-Adresse. In meinem Fall setzte ich auf Squarespace, weil auch texthungrig darüber läuft und es für mich das userfreundlichste System ist.

Jedes Website-System bietet dir unterschiedliche Vorlagen, Templates oder Themes an, die du an deine Anforderungen anpassen kannst. Sieh dir diese Vorlagen unbedingt vorher in den Demo-Beispielen des Website-Anbieters an, damit du ein Gefühl für das Design der Unterseiten bekommst. Denn dein Kongress wird nicht nur aus der Landing-Page, sondern auch aus mehreren Unterseiten bestehen.

Welche Seiten braucht deine Kongress-Website? 

• Startseite

• Verkaufsseite zum Kongresspaket

• Impressum

• Datenschutzerklärung

• FAQ-Seite

• Kongressraum für die Teilnehmer mit Übersicht/Messeplan

• Einzelne Speaker-Seiten mit den Informationen zu ihnen und den Videos

• Partner-Seite für Partnerschaften

• Info-Material-Seite für die Speaker

• Kontakt

Wenn du vor dem Start des Kongresses wie ich noch andere Events planst, legst du noch mehr Seiten an. Beim Buchmarketing Weekend sind es:

• Die Wahl eines Wunschexperten mit Gewinnspiel -> Wunschexperten-Seite

• Im Monat vor dem eigentlichen Start ein Kick-Off-Webinar -> Webinar-Seite

6. Experten-Videos zusammenstellen

Wenn du für deinen Online-Kongress Video-Interviews planst, kannst du sie aufzeichnen oder live ausspielen. Für beide Zwecke eignet sich Zoom. Ich empfehle die Pro-Version, weil sie dir die automatische Aufzeichnung erlaubt und das Gespräch als Audio- und Video-Datei ablegt.

Wenn du mit Experten-Präsentation der Experten arbeitest, kannst du sie dir über Zoom ansehen, aufnehmen und aufzeichnen lassen. So erhältst du ebenfalls eine Audio- und Video-Datei der Präsentation.

Die getrennten Aufzeichnungen von Audio- und Video-Aufnahmen sind Gold wert, denn die meisten Kongresse verkaufen die Experten-Gespräche als Audio- und Video-Datei. Du sparst dir mit Zoom viel Nachbearbeitungsarbeit.

Bei meinem ersten Interview gab es leider einen technischen Fehler. Ich würde dir auf jeden Fall raten, dein Programm mit einer Testperson auszuprobieren und dir die Aufnahme nachher anzusehen.

Stelle das Interview oder die Präsentation am Ende in einem Programm wie Filmora zusammen: Du fügst dein mögliches Intro und Outro ein und setzt für die Videos eine Bauchbinde hinzu. Die Bauchbinde sollte das Logo deines Online-Kongresses und die Informationen zum Speaker enthalten. Bei den Audio-Aufnahmen editierst du nach, wenn der Speaker oder du nicht gleichmäßig gut zu hören sind.

Rendere die Audio- und Video-Dateien im mindestmöglichen Format heraus. Bei mir waren das für Video 720 x 560 und ich kam so auf etwa 500 bis 600 MB/Video. Erstens bleibst du mit einem kleinen Format im Rahmen der Pro-Version von Vimeo und zweitens können Teilnehmer mit nicht so guter Internet-Verbindung alle Videos während des Kongresses und später im Paket ohne Probleme ansehen. Denke daran, dass deine Audio- und Video-Dateien unbedingt einen eindeutigen Namen brauchen.

7. Informationen für die Teilnehmer erstellen, organisieren und verschicken

Die Teilnehmer bekommen nach Anmeldung über dein Newsletter-Programm die Informationen zum Ablauf, zu den Speakern, den Sonder-Angeboten und den Kongress-Paketen zugeschickt.

Überlege die Email-Sequenzen, die du anlegen möchtest und schreibe die Beiträge im Voraus und time sie. Convertkit erlaubt mir ein dynamisches Management meiner Teilnehmer: So habe ich getrennte Infos für Teilnehmer, Teilnehmer mit Kongresspaket, Teilnehmer des Webinar und Teilnehmer des Wunschexperten und manage meine Teilnehmer je nach Gruppe.

Vor dem Kongress habe ich ein paar einmalige Events, über die ich alle vier Gruppen informieren. In beiden Wochen vor dem Kongress starte ich einen Countdown mit täglichen Informationen.

Die Teilnehmer sollten sich online mit dir und anderen austauschen können. Dazu habe ich eine Facebook-Gruppe ins Leben gerufen und poste die wichtigsten Infos zum Kongress.

Was sollten die Informationen an die Teilnehmer enthalten?

• Ein Terminkalendar für das Event: was passiert bis zum Start, die Event-Termine, die Speaker

• Ein Messeplan bzw. eine Info-Broschüre mit näheren Infos zu jedem Speaker

• Zugang zum Kongress-Raum
  

Während des Kongresses erhalten die Teilnehmer Zugang zum Kongress-Raum. Hier gibt es eine Übersicht des gesamten Events oder der einzelnen Tage. Jeder Speaker hat eine eigene Speaker-Seite mit Thema, Infos zu ihm, Video und Tipps & Tools, die er empfiehlt. Während des Kongresses lädst du bei Aufzeichnungen die Videos jeden Tag für 24-48 Stunden hoch und löschst sie dann wieder. Bei einem live Event strahlst du die Videos aus und löschst sie nach 24-48 Stunden.

Die Kongress-Website mit den Informationen zum Kongress-Paket bleibt auch nach Ablauf des Kongresses bestehen.

Welche Best Practices gibt es, um einen Online-Kongress alleine zu organisieren?

Hier ein paar Empfehlungen, wenn du dein Online-Event alleine organisieren willst: